fbpx

De uitnodiging waar iedereen op ingaat

Tips voor het versturen van jouw uitnodiging

Uitnodiging kom jij ookBij een uitnodiging draait het niet alleen om een pakkende uitnodigingstekst, maar vooral om een persoonlijke benadering… Ter voorbereiding van onze Business BBQ stuurde Erik Peekel, auteur van het boek ‘Het evenement dat niemand wil missen – Hoe organiseer je dat?’, onderstaande tips voor uw eigen uitnodigingstraject. 

– geschreven door Erik Peekel

Maak het persoonlijk

Bij zakelijke evenementen is de uitnodiging voor het evenement vaak te onpersoonlijk. Je ontvangt een mail vanaf een info@- of no-reply-to-adres. Je krijgt het gevoel dat je uit een mailbestand bent geplukt. De uitnodiging komt meer over als een mailing dan als een persoonlijk bericht aan jou; als je er niet bij kunt zijn, heb je niet het idee dat je dat moet laten weten. Bedenk als organisator dus hoe je de uitnodiging zo persoonlijk mogelijk kunt maken, bijvoorbeeld door aan iedere uitnodiging een persoonlijke noot toe te voegen.

 

Bekende afzender

Wanneer je een evenement organiseert voor klanten, geef dan je collega’s een actieve rol in het uitnodigingstraject. Laat iedereen zijn eigen relaties uitnodigen. Vraag elke collega om tien relaties uit te nodigen (en op het evenement ook persoonlijk te ontvangen). Zij benadrukken de exclusiviteit:‘Ik mag tien relaties uitnodigen en ik moest direct aan jou denken.’

 

Bedenk een prikkelende titel

Een cursus onderhandeltechniek is saai, maar je bent direct benieuwd wat je kunt leren bij het seminar ‘De dirty tricks van het onderhandelen’. Gebruik dus een prikkelende titel in je uitnodiging. Een illustrator kan er een passend beeld bij maken.

De uitnodigingstekst

Gebruik geen lange teksten, communiceer in je uitnodiging bondig en to-the-point. Als je toch meer woorden nodig hebt, start dan met een goede samenvatting bovenaan. Journalisten structureren hun verhaal volgens het piramideprincipe; de belangrijkste feiten staan in de eerste alinea, de onderbouwing staat in de tekst die erop volgt. Je kunt ook een paar bulletpoints toevoegen. Daarin zet je de belangrijkste argumenten op een rij.

 

Beperk je tot de belangrijkste argumenten

Gebruik de juiste argumenten om je genodigden te overtuigen. Redeneer vanuit de bezoeker. Wat heeft hij eraan om te komen? Wat is zijn belang? Waar ligt ie van wakker? Wat wil hij bereiken? Bij het ontwerpen van een ijzersterk programma heb je daar al rekening mee gehouden. Hoe kun je het nu op zo’n manier verwoorden dat elke genodigde zich er direct in herkent? Gebruik alleen de allersterkste argumenten; de minder sterke argumenten ontkrachten je uitnodiging.

 

Aanbevelingen

Sites als Booking.com, Tripadvisor en Zoover laten reacties van klanten zien. De meeste vakantiegangers vinden die reviews belangrijk bij het maken van hun keuze. Deze overtuigingstechniek kun je ook toepassen in je uitnodigingstraject. Vraag deelnemers van een vorige bijeenkomst om een korte aanbeveling te schrijven. Heb je een hoog rapportcijfer uit de evaluatie van de vorige editie, gebruik dat cijfer dan in je uitnodiging: ‘Bezoekers waarderen ons symposium met een 8,7!’ Je kunt ook bezoekers vragen om een korte aanbeveling te schrijven over hun deelname aan het evenement, bijvoorbeeld ‘Een superleuke dag vol frisse ideeën waar je direct mee aan de slag kunt. Inspirerend!’. Die quotes geef je een plek in de uitnodiging voor de volgende editie.

 

Maak nieuwsgierig

Nieuwsgierigheid is een krachtige drijfveer. Daar kun je gebruik van maken in je uitnodigingstraject. Stuur een save-the-date zonder afzender. De officiële uitnodiging stuur je dan een week later. Of creëer bewust een mysterie door niet direct alle sprekers bekend te maken.

 

Vergroot de urgentie!

Vaak stellen genodigden hun reactie uit, vooral als ze voor deelname moeten betalen. Je wilt voorkomen dat iedereen zich op het laatste moment aanmeldt, dat is heel onpraktisch, bijvoorbeeld als je de aantallen voor de catering door moet geven. Je kunt de urgentie vergroten door te benadrukken dat het aantal plaatsen beperkt is, zelfs als dat in werkelijkheid niet zo is.

 

Het evenement dat niemand wil missen
Erik Peekel is oprichter van Aaaaha! Bureau voor live communicatie, zijn bureau helpt organisaties met het organiseren van evenementen die niemand wil missen. Erik organiseerde een seriemasterclasses voor organisatoren en verzamelde direct hun beste tips. Die tips bundelde hij in het boek ‘Het evenement dat niemand wil missen’

 

Lees ook: